Technicien(ne) administratif(ve) au Service des ressources humaines (poste permanent)

– S’assurer de la mise à jour des documents essentiels, comme les rapports, recommandations, procès-verbaux et présentations. Il doit s’occuper également du traitement du courrier et des communications, garantissant une coordination précise et rapide entre les différentes parties;
– Rédiger ou mettre à jour différents textes, documents, rapports incluant les recommandations au conseil (rapports au conseil et tableaux mensuels d’embauches), procès-verbaux, présentations visuelles et autres documents incluant les documents et la correspondance requise au processus d’embauche en fonction des besoins et en assurer l’envoi aux personnes concernées;
– Collaborer à la préparation du budget annuel en assistant la direction du Service dans les diverses étapes, et faire les suivis mensuels des postes budgétaires puis en faire état à la direction du Service incluant les suivis relatifs aux formations budgétées des divers Services de la Ville et reçoit puis traite les factures du Service
– S’assurer de l’adhésion de l’employé aux assurances collectives et/ou au fonds de pension de la Ville en validant le tout avec la paie et faire parvenir les informations lorsque requis;
– Coordonner diverses informations à communiquer à l’équipe des ressources humaines de même qu’aux services concernés, à la suite d’un changement ayant une incidence sur la paie, le dossier de l’employé, le budget de la Ville, les profils informatiques, l’intranet, etc. (embauche, départ, mutations, etc.);
– Assurer le soutien administratif et les suivis en lien avec les diverses politiques, directives et procédures de la Ville, produire et mettre à jour les listes d’employés pour les divers événements (ex. : gestes de civilité, stagiaires, anniversaires, soirée reconnaissance, programme d’aide aux employés, la télémédecine);
– Coordonner, avec les divers participants, les comités d’embauche selon la quantité de demandes d’autorisation d’embauche reçues et faire le suivi avec les conseillers pour les fins d’affichages;
– Apporter un soutien administratif pour la mise en place de diverses formations et programmes spécialisés en ressources humaines (ex : secouristes en milieu de travail, clientèle difficile, futurs retraités, cybersécurité, vaccination, etc.) en fonction des procédures et des besoins établis par les conseillers et la direction du Service;
– Produire l’ordre du jour de divers comités en fonction des sujets qui lui sont remis, assister aux réunions des comités de retraite et autres rencontres, rédiger les procès-verbaux puis effectuer les suivis administratifs;
– Participer à la gestion administrative du régime de retraite : remplir les formulaires appropriés, faire le suivi avec l’actuaire et le participant et répond aux différentes questions et demandes, puis faire les mises à jour nécessaires dans les différents tableaux ou plateformes (VIP, PBI);
– Apporter un soutien administratif à l’ensemble de l’équipe des ressources humaines notamment concernant les affichages internes, externes, la liste de rappel et doit effectuer le remplacement de la technicienne ressources humaines et système intégré en cas d’absence ou lorsque requis.