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Niveau du poste :
RÔLE
Relevant de la direction des ressources humaines, l’agent administratif aux ressources humaines assure un rôle de soutien dans l’exécution quotidienne notamment dans les processus d’embauche, d’invalidité ou de terminaison des employés. Il veille à traiter les dossiers en lien avec les avantages sociaux et à maintenir à jour sur une base régulière les différentes plateformes pour les assurances collectives et les REER. Le titulaire du poste veille aux réservations des hébergements et des transports pour les concepteurs étrangers et assurera un soutien en ce qui concerne le recrutement (affichage des postes, classement des candidatures). Finalement, il veille à assurer un soutien en continu à la direction des ressources humaines pour l’ensemble du volet administratif en lien avec son service.
Créer et maintenir à jour tous les dossiers d’employés, de danseurs, de travailleurs autonomes et de bénévoles dans le système RH (ADP) (embauche, absence, terminaison);
Voir à la centralisation des dossiers d’employés sur le système RH (ADP) et procéder à l’archivage des dossiers physiques et numériques;
Traiter les heures des techniciens de scène dans les fiches de présence sur ADP à toutes les deux semaines;
Acheminer toute la documentation en lien avec l’adhésion aux avantages sociaux et voir à l’inscription des employés aux différentes plateformes (REER, assurances collectives, programme d’aide aux employés, programme de télémédecine);
Procéder aux adhésions des employés dans les plateformes d’avantages sociaux, et maintenir à jour les dossiers sur une base régulière;
Diriger les employés vers les bonnes ressources en cas de questions en lien avec les avantages sociaux;
Distribuer les cartes d’accès électroniques et maintenir à jour l’inventaire des cartes d’accès;
Communiquer avec le service informatique lors des nouvelles embauches ou des terminaisons d’emploi;
En collaboration avec la coordonnatrice aux ressources humaines, coordonner les séjours des concepteurs étrangers et effectuer les réservations d’hôtel et de transport;
En collaboration avec le service des finances, effectuer les demandes d’exception d’impôts pour les concepteurs étrangers non-résidents canadiens ;
Coordonner les comptes de téléphonie cellulaire;
Procéder à l’affichage des nouveaux postes et classer les candidatures reçues;
Traiter les ouvertures de dossiers d’invalidité (CNESST ou invalidité longue durée);
Prendre les rendez-vous médicaux pour les danseurs en cas de CNESST (imagerie médicale);
Classer les correspondances en lien avec les dossiers d’invalidité;
Coordonner les réservations de dates et les convocations pour les formations générales destinées au personnel et aux danseurs;
Assurer un soutien à la direction des ressources humaines pour la classification des dépenses;
Assurer une relève ponctuelle de la personne en charge de la paie lors de période de vacances ou dans des situations d’urgence;
Effectuer toute autre tâche connexe en lien avec les besoins opérationnels du service des ressources humaines.
Diplôme d’études collégiales en coordination du travail de bureau, AEC en ressources humaines;
De 3 à 5 ans d’expérience en ressources humaines;
Expérience dans le milieu culturel et/ou syndiqué (un atout);
Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
Connaissance d’ADP, dont la suite Work Force Now (WFN) un atout considérable;
Maîtrise de la suite Office, notamment Excel et Word.
Aptitudes recherchées
Aimer travailler avec rigueur et avec un sens du détail aiguisé;
Faire preuve de discrétion et de diplomatie;
Talent naturel pour vulgariser l’information et bien diriger les autres vers les ressources adéquates;
Faire preuve d’entregent et avoir une approche bienveillante;
Doit apprécier le travail d’équipe dans le but d’atteindre les objectifs communs;
Grande capacité d’organisation et de gestion des priorités;
Savoir faire preuve de débrouillardise et de curiosité.
ravailler aux Grands Ballets Canadiens c’est aussi…
Avoir la chance de faire partie d’une Compagnie de danse de renommée internationale faisant partie intégrante du patrimoine culturel depuis 1957;
Avoir la chance de travailler en mode hybride avec du temps en présentiel de qualité parmi nos danseurs, dans nos espaces de bureaux situés au pied de la place des Festivals, à quelques pas de la Place des Arts;
Pouvoir bénéficier de trois semaines de vacances dès la première année en plus d’une banque annuelle de journées de maladie et de congés personnels;
Avoir accès à des assurances collectives dont la majeure partie des frais sont couverts par l’employeur;
Pouvoir cotiser à un REER dont l’employeur cotise également;
Avoir accès à un programmes d’aide aux employés avec un programme de télé-médecine;
Avoir une paire de billets gratuits à toutes les productions et des rabais employés de 20% à 50% sur les billets de spectacle;
Avoir des rabais significatifs sur les produits dérivés ainsi que sur les frais d’inscription au cours offerts aux Studios GB.
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