Optimiser la flexibilité grâce à l'autonomie et à des conditions de travail souples

Ce n’est pas parce que les salariés peuvent télétravailler à l’occasion qu’une entreprise offre des conditions de travail flexibles à ses équipes. La flexibilité au travail s’observe à deux niveaux. D’abord, à l’autonomie offerte aux employés lorsqu’ils réalisent leur travail puis dans les horaires et les conditions de travail au sens large.

Pour qu’une entreprise offre réellement des conditions de travail flexibles à ses équipes, elle devra

Assurer l’adhésion des exécutifs au principe de la flexibilité
Intégrer la flexibilité dans les politiques organisationnelles
Encadrer les pratiques des gestionnaires (s’assurer que la flexibilité est intégrée dans la réalité de gestion quotidiennes des leaders)

Voici des exemples de pratiques de gestion flexibles

Autonomie offerte en lien avec le travail

Choisir sa rémunération en fonction d’objectifs
Travailler à partir d’objectifs (et non pas de présence au travail)
Bénéficier d’autonomie dans la façon dont l’employé décide d’effectuer son travail
Travailler sur ses propres projets
Avoir la possibilité de transférer dans d’autres départements
Pouvoir tracancer
Choisir en équipe d’adhérer au Slow management

Horaires et conditions de travail au sens large

Télétravail ou travail hybride
Horaires flexibles
Temps partiel
Semaine de 4 jours – 80% du salaire
Semaine comprimée – 100% du salaire
Horaires allégés les vendredis
Retraite progressive
Vacances illimitées
Période sabbatique ou de mois sans solde
Banque de congés personnels

Intégrer la flexibilité dans les politiques organisationnelles

Voici un auto-diagnostic en 16 questions qui permet d’apprécier le niveau de flexibilité réellement intégrée dans les politiques de l’entreprise.

Les réponses s’expriment sur une échelle de 1 à 4 (1 = totalement en désaccord, 2 = légèrement en accord, 3 = Généralement en accord, 4 = Tout à fait en accord).

Tous les employés savent qui est leur patron?
Tous les employés ont des tâches claires à réaliser?
Tous les employés ont des objectifs SMART à rencontrer?
Tous les employés connaissent le processus pour déposer une demande de flexibilité?
Tous les gestionnaires ont développé l’habitude de déléguer des responsabilités (et non des tâches)?
Tous les employés ont des rencontres individuelles une fois par semaine ou ils parlent des projets et d’eux même avec leur gestionnaire?
Les employés ont des choix possibles en lien avec leurs objectifs annuels et la rémunération qui l’accompagne?
Tous les employés ont de la latitude pour définir la façon dont ils souhaitent travailler?
Tous les employés ont la possibilité de prendre de vraies décisions (décisions significatives pour l’employé).
Les employés pour qui le travail le permet peuvent télétravailler deux jours ou plus par semaine?
Tous les employés, incluant les gens qui doivent généralement être en présentiel, ont la possibilité de télétravailler au moins 2 demi-journées par année?
Les employés peuvent prendre une période sabbatique ou sans solde?
À leur demande, les employés peuvent être transférés à d’autres départements?
Les employés ont accès à du temps de travail pour réaliser des initiatives de leur propre chef en lien avec la mission de l’entreprise?
En général, les gestionnaires ne font pas de micro-management (ils travaillent au bon niveau)?
L’entreprise n’a pas retiré des politiques de flexibilités dans les 2 dernières années?

Interprétation de l’auto-diagnostique sur la flexibilité offerte aux employés

Une entreprise offrant de vraies conditions de travail flexibles à ses employés répond Tout à fait en accord ou Généralement en accord à au moins 11 des 16 questions.

Soutenir les gestionnaires dans l’action

La troisième étape proposée – encadrer les pratiques des gestionnaires – pose son lot de défis. Cela requière de l’accompagnement soutenu, fait appel à la gestion du changement et implique des habiletés stratégies et politiques.

Pour certains gestionnaires, déployer les politiques organisationnelles et intégrer la flexibilité dans les conditions de travail offertes aux employés est difficile, déstabilisant voir même insécurisant.

Les leaders sont généralement en accord avec les grands principes mais craintifs à l’idée de déployer le tout dans l’action.

Les freins des gestionnaires, la difficulté à passer à l’action s’expliquent par des émotions (craintes, peurs) qui sont elles mêmes nourries par des croyances, parfois inconscientes.

Voici des questions d’accompagnement (de coaching) pour ouvrir la discussion et accompagner la réflexion des gestionnaires

Question pour gestionnaires – stimuler le passage à l’action et l’adoption de vraies pratiques de gestion flexibles

Voici des questions pour propulser le passage à l’action du gestionnaire

1. Comment les informations sur les bénéfices de la flexibilité raisonnent-elles pour toi?
2. C’est quoi un Bon boss pour toi? Comment gère-t-il.elle ses employés?
3. Parle-moi d’un patron que tu as vraiment apprécié dans ta vie – que faisait-il.elle?
4. De quoi un gestionnaire a-t-il besoin pour être en mesure de gérer à partir d’objectifs?
5. Comment définis-tu le rôle du gestionnaire en lien avec la prise de risque?
6. Dans tes mots, explique-moi ta compréhension des attentes de la direction en lien avec l’adoption de pratiques de gestion flexibles.
7. Quelles sont les attentes de ton gestionnaire en lien avec la flexibilité offerte aux employés? As-tu eu cette discussion avec ton.ta gestionnaire?

Questions pour gestionnaires – discuter des émotions générées en contexte de prise de risque

Voici des questions pour faciliter la prise de conscience en lien avec les émotions ressenties

1. Quelles sont tes craintes? Quels sont tes croyances possiblement bousculées à l’idée d’offrir plus de flexibilité à ton équipe?
2. Qu’est-ce qui te permettrait de surmonter tes préoccupations, de te sécuriser?
3. Que pourrais-tu tenter, initier pour offrir plus de flexibilité dans la façon dont les employés font leur travail? Par où pourrais-tu commencer?
4. Comment te sens-tu par rapport à ta propre prestation de travail lorsque tu œuvres dans un contexte flexible?

Questions pour gestionnaires – discuter des croyances reliées à la confiance et aux conditions de travail flexibles

Voici des exemples de question pour inviter à la prise de conscience en lien avec les croyances

1. 1. La flexibilité est une question d’horaire et de façon de travailler. Quel risque serais-tu prêt à prendre pour offrir plus de flexibilité à ton équipe?
  2. S’il y avait une chose que tu pourrais faire cette semaine pour accroître la flexibilité offerte aux
    employés, laquelle serait-elle?
  3. Bien que les approches de gestion flexibles conviennent à presque tous les employés, il y a des
    exceptions. Qui sont les gens dans ton équipe a qui tu peux octroyer beaucoup de flexibilités et qui sont les exceptions avec qui cette approche ne fonctionne pas? Est-ce bien une minorité d’employés?

Assurer l’adhésion des exécutifs au principe de la flexibilité dans tous ses facettes

Voici cinq stratégies et leurs processus de déploiement permettant de déclencher l’adhésion des exécutifs à la question de la flexibilité. Il n’y a pas une stratégie meilleure que l’autre ; tout dépend d’où en est l’entreprise dans ses étapes de développement et de sa culture

Déployer une stratégie d’attractivité basée sur une culture de flexibilité au travail

Solutions suggérées :
- Promouvoir les avantages sociaux de l’entreprise qui ont à trait à la flexibilité offerte auprès des employés et des candidats (à l’interne et à l’externe).
- Tenir des focus groupe avec des employés nouvellement embauchées pour identifier ce qui les a motivés à postuler.
- Faire une analyse de la concurrence en matière de flexibilité (offres d’emploi, site internet).
- Analyser ce qui a été mis de l’avant en matière de flexibilité dans les affichages d’emploi précédents versus les résultats obtenus.

Prôner l’adoption d’une posture de bienveillance entre tous et chacun (culture de bienveillance)

Solutions suggérées :
- Instaurer des programmes bien-être au travail, démystifier et promouvoir la bienveillance.
- Créer un Safe Space et inciter les employés à s’exprimer authentiquement.
- Faire des activités rassembleuses pour renforcer le sentiment d’appartenance (5 à 7, Team Building, exercice collaboratrice).
- Mettre en place des occasions de rencontres formelles ou informelles avec les employés (incluant des rencontres individuelles avec le gestionnaire).

Influencer la direction à redéfinir l’organisation du travail afin d’y introduire plus de flexibilité

Solutions suggérées :
- Provoquer une discussion au sujet de la flexibilité avec la direction et partager des arguments validés (exemples ci-bas).
- Mettre en place un comité de travail sur le sujet de la flexibilité et impliquer les personnes influentes.
- Donner des exemples concrets de mise en place dans des entreprises (des exemples ont été proposés en début article).
- Inviter les exécutifs à lire cette page web du site Réseau Annie RH 😊

Sonder les employés sur leurs recommandations en matière de flexibilité, définir des pistes d’actions et faire une période d’essai

Solutions suggérées :
- Utiliser les méthodes déjà en place pour sonder des employés et proposer des pistes d’actions.
- Faire une période d’essai pour un temps défini (6 mois / 1 an) sur certaines nouveautés (ex. congé de respiration).
- Récupérer la rétroaction des employés et communiquer sur les impacts de ces pistes d’actions.
- Intégrer certaines mesures de flexibilité dans les politiques de l’entreprise afin d’officialiser le tout.

Démontrer les liens entre flexibilité, épanouissement, motivation, confiance et implication.

Solutions suggérées :
- Lier flexibilité, motivation et implication lors de présentations auprès des employés et des gestionnaires.
- Réitérer le message selon lequel les mesures de flexibilité sont bénéfiques pour toutes les parties.
- Lors du déploiement d’une nouvelle stratégie de flexibilité, mesurer l’impact et documenter les commentaires des employés.
- Faire preuve de bienveillance envers nous-même (RH) et les nouveautés instaurées.

Inspiration en matière de flexibilité au travail – que font les entreprises dans les autres pays?

Voice des exemples novateurs d’initiatives déployées dans des entreprises pour accroitre la flexibilité offerte aux employés

Congé de respiration : l’entreprise française Orange offre à ses employé la possibilité de prendre un congé de respiration après avoir cumulé 10 ans dans l‘entreprise. Ils peuvent bénéficier de 3 à 12 mois de congés rémunérés à 70% de leur salaire. L’employé doit soumettre un dossier de candidature dans lequel il précise le projet dans lequel il s’engage (ex. formation, recherche, bénévolat, contribution citoyenne)

L’Initiative a pour de palier le désengagement lié à une longue carrière dans l’entreprise. Elle permet aux salariés de s’ouvrir à de nouvel horizon en mi-carrière, de se recentrer ou d’acquérir de nouvelles compétences.

Congé sabbatique payés : l’agence marketing Artr’In permet à ses employés de prendre trois mois de congés sabbatique payés. Objectif : permettre aux employés de se renouveler.

Congés illimités : plus populaire aux États-Unis qu’au Canada. Consiste à adopter une politique selon laquelle les employés peuvent prendre des congés illimités à condition de ne pas nuire aux opérations courantes, aux clients ou au collègues (la prise de vacances ne doit pas créer une charge de travail additionnelle pour les autres employés). Définitivement une façon pour l’entreprise de témoigner sa confiance en son équipe.

Netflix et LinkedIn ont adopté les vacances illimitées il y a quelques années déjà. Il faut toutefois faire attention : rien ne dit que les jours de congés sont tous rémunérés.

Don de congé : imbriqué dans la loi en Belgique depuis 2017. Cela consiste en la possibilité pour un travailleur qui dispose de journée de congé d’y renoncer et de les transférer à un autre employé qui assume la charge d’un enfant de moins de 21 ans atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident grave.
Hors Belgique, ce congé peut également être transférable à un employé collègue qui agit à titre de proche-aidant d’un ainé.

Compte épargne carrière : également prévu dans la législation belge depuis 2017. Consiste à offrir aux salarié la possibilité d’épargnier du temps travailé qui sera utilisé ultérieurement dans lors de la carrière.

Job-sharing : promu en Suisse en 2023. Permet à deux ou plusieurs personnes de se partager un poste avec des tâches interdépendantes et une responsabilité commune. Chaque employé travail à temps partiel et le poste est occupé à temps plein.

Statistiques québécoises et ailleur dans le monde sur l’implantation des pratiques de flexibilité au travail

Réseau Annie RH a sondé sur LinkedIn les employés québécois pour documenter l’évolution des pratiques de flexibilité dans les entreprise. Voici les réponses obtenues

Quelle initiative vous offre votre gestionnaire pour faciliter la consolidation vie perso./prof. lors de journées spéciales pour vous?

Télétravailler

0 %

Changer horaire de travail

0 %

Quitter plus tôt - même salaire

0 %

Mon gestionnaire me propose proactivement des idées originales

0 %

Votre entreprise offre-t-elle à ses employés un horaire allégé les vendredis PM?

Oui, pendant l'été

0 %

Oui, toute l'année

0 %

Non

0 %

Une étude réalisée par Vodafone en 2016 a révélé que 83 pour cent des entreprises qui ont une politique de travail flexible ont constaté une plus grande productivité, ainsi qu’un meilleur climat de travail.

Neuf britanniques sur dix de la génération milléniale travaillent déjà de manière flexible ou préféreraient le faire, selon une étude réalisée en 2017 par EY et Timewise. Cela signifie que les entreprises qui offrent ces politiques sont mieux placées pour attirer et retenir les meilleurs employés sur un marché du travail concurrentiel.

Vous souhaitez accroitre la flexibilité offerte à vos équipes?

Réseau Annie RH offre de l’accompagnement personnalisé pour revoir vos politiques, former vos gestionnaires et discuter avec vos exécutifs : Info@reseau-annie.ca

Réseau Annie RH offre des formations dédiées aux leaders et aux gestionnaires. Ces ateliers visent à actualiser leurs approches de gestion, développer leurs habilités à coacher et former les employés, accroitre la confiance octroyée aux équipes et ultimement la flexibilité offerte à tous.

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