Directeur(trice) des Ressources Humaines
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La réalité virtuelle a accru le temps passé en réunion de 14 à 21 heures par semaine.
(Cette étude a été réalisée auprès de 15000 professionnels).
La question ne réside pas uniquement dans la fréquence des réunions, mais surtout dans leur efficacité.
Pour ce faire, il est essentiel de cultiver une culture de confiance au sein de l’équipe. En effet, il est important d’encourager chaque membre à évaluer sa propre participation. L’idée est simple : si l’on ne contribue pas activement ou n’apprend rien lors d’une réunion, il est alors pertinent de remettre en question sa présence. Cette approche favorise des réunions plus productives. Chaque membre se sent donc responsable de sa contribution, contribuant ainsi à l’avancement global de l’équipe.
Pour rendre nos réunions plus productives, prévoyons des moments de transition entre celles-ci. Utilisons ce temps pour déterminer nos prochaines actions. Dois-je prendre une décision ? Réaliser quelque chose ou consulter quelqu’un?
Cela favorise une planification proactive. Nous maximisons ainsi notre efficacité et évitant les pertes de temps liées à l’incertitude. En réfléchissant aux actions à entreprendre, nous transformons ces intervalles entre les réunions en occasions propices à la prise de décisions éclairées. De plus, cela contribue à la mise en œuvre efficace des tâches à accomplir.
La responsabilisation de l’organisateur s’avère cruciale pour créer des réunions fructueuses. En lui attribuant la charge de définir des objectifs clairs et d’établir un ordre du jour précis, on favorise une dynamique collaborative. Toutefois, il est essentiel de réitérer que la responsabilité ne repose pas exclusivement sur l’organisateur, mais engage l’ensemble de l’équipe. Encourager la préparation collective renforce le sentiment d’engagement, faisant de chaque réunion une opportunité d’échange efficace et de progression commune.
Pour maximiser la productivité des réunions, il est impératif de clarifier minutieusement les objectifs des points inscrits à l’ordre du jour. Chaque point devrait être catégorisé selon son but spécifique, que ce soit pour informer, consulter, décider ou former. En définissant clairement ces objectifs, les participants gagnent une compréhension précise de ce qui est attendu d’eux au cours de la réunion, facilitant ainsi une participation ciblée. Lorsque les objectifs sont transparents, les discussions deviennent plus orientées, évitant les déviations non productives. Cette approche non seulement optimise le temps passé en réunion, mais également renforce l’efficacité globale de l’équipe en alignant les efforts sur des résultats tangibles et spécifiques. En résumé, la clarification des objectifs des points à l’ordre du jour crée un cadre propice à des réunions plus focalisées et à une collaboration plus efficace.
Avant de convoquer une réunion, il est essentiel de se poser des questions cruciales pour valider la pertinence de ce format. Interroger la nécessité d’une réunion en se demandant si c’est le médium le plus approprié pour atteindre l’objectif visé est une étape cruciale. Il est judicieux de considérer si l’information peut être communiquée de manière plus efficace à travers d’autres moyens, tels que des courriels, des documents partagés, ou des outils de collaboration en ligne. Cette réflexion préalable permet non seulement d’économiser le temps précieux des participants, mais aussi de garantir que chaque réunion est réservée aux sujets qui nécessitent une discussion interactive et une prise de décision collective. En intégrant cette approche, on favorise une utilisation plus judicieuse du temps en optant pour le format de communication le mieux adapté à chaque objectif, renforçant ainsi l’efficacité globale des échanges au sein de l’équipe.
1- Convenir de plages horaires non disponibles pour les réunions en équipe (se garder du temps pour effectuer son travail).
2- Convenir en équipe qu’on se donne le droit de refuser une invitation à une réunion ou de quitter (poliment) en cours de réunion si sa partie est terminée.
3- Éviter les réunions mammouth de plus de 1 heure qui couvre plusieurs sujets. Substituer pas de plus courtes réunions et inviter que les gens pertinents à chaque fois.
[Auteur(e)] Annie Boilard
Annie Boilard, BAA, MBA, M. Sc., CRHA, est présidente du Réseau Annie RH. Elle œuvre en formation (développement des compétences) depuis bientôt 20 ans. En plus d’être une professionnelle en ressources humaines et une animatrice séniore, elle est une entrepreneure et une gestionnaire d’entreprise (et d’équipe) expérimentée. Au quotidien, Annie travaille à titre de formatrice et de coach auprès de leaders et de professionnels afin de développer leurs compétences comportementales et leurs habiletés à travailler ensemble. Elle est également chroniqueuse sur 4 stations de radio hebdomadairement, conférencière, blogueuse, notamment pour Les Affaires et auteure. Elle est souvent interpellée à titre d’experte sur la vie au travail, le monde du travail, le leadership et la gestion des ressources humaines. |
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