Communiquer avec un employé réticent : guide pour gestionnaires

Faire face à un employé qui refuse systématiquement tout retour d’information peut s’avérer une tâche difficile pour n’importe quel gestionnaire. Il est essentiel de trouver un équilibre entre le respect du droit de l’employé à son point de vue et la garantie que les attentes en matière de performance sont satisfaites. Le feedback est essentiel dans toute organisation. Voici pourquoi et comment surmonter la résistance au feedback.

Pourquoi le feedback est-il si important ?

1. Motiver le changement de comportement

Le feedback aide les employés à comprendre ce qu’ils font bien et ce qu’ils doivent améliorer. Cela les incite à modifier leur comportement en conséquence.

2. Amélioration des performances

Un feedback constructif et régulier permet aux employés de connaître leur niveau de performance et de prendre des mesures pour l’améliorer si nécessaire.

3. Encourager l’apprentissage continu

Le feedback favorise une culture de feedback et de développement continus au sein de l’organisation.

Comment identifier la résistence au changement ?

Identifier la résistance au feedback peut être un signe de résistance au changement. Voici quelques indicateurs :

Comportements défensifs : Les employés qui contestent constamment le feedback ou se justifient sans réfléchir aux critiques constructives.

Manque d’engagement : Un manque de participation active dans les projets de changement ou les initiatives d’amélioration.

Absences et retards : Une augmentation des absences ou des retards peut indiquer un malaise face aux changements.

Réactions négatives : Des réactions émotionnelles fortes, comme la colère ou la frustration, lorsqu’on discute de nouveaux processus ou politiques.

Stratégies pour gérer la résistence au feedback

1. Conservez une trace des cas de refus

Consignez chaque refus de feedback et notez le retour d’information spécifique qui allait être donné. Cela permet d’identifier les schémas de résistance au feedback.

2. Adoptez un modèle de feedback structuré

Un modèle de feedback en quatre étapes, qui prévoit de demander d’abord la permission, est plus efficace qu’un modèle en trois étapes. Les employés préfèrent généralement qu’on leur demande d’abord leur avis, même s’ils résistent dans un premier temps.

3. Exposez les conséquences

Exposez clairement les conséquences d’un refus persistant, telles que des évaluations négatives des performances ou une escalade vers les ressources humaines. Assurez-vous que l’employé comprend la gravité du problème.

Traiter les refus répétés

Organisez une Réunion

Si une tendance se dessine, organisez une réunion formelle avec l’employé pour discuter du problème. Utilisez un discours préparé à l’avance pour souligner les points suivants :

- L’obligation de l’employé d’accepter un feedback dans le cadre de son travail.

- La responsabilité du manager de fournir un feedback au nom de l’organisation.

- Les conséquences d’un refus persistant.

Maintenir l’autorité et le respect

Au cours de la réunion, affirmez votre autorité pour fournir un feedback tout en respectant le droit de l’employé à refuser dans tous les cas. Insistez sur le fait que le feedback fait partie de son développement professionnel et de son rôle au sein de l’organisation.

Équilibrer les droits et les responsabilités

Instaurer la confiance

La confiance est essentielle pour un feedback efficace. Utilisez des modèles de feedback éprouvés pour augmenter la probabilité de réponses positives.

Faire preuve de compréhension

Tout en maintenant les principes fondamentaux, offrez une marge de manœuvre et de la compréhension lorsque les employés éprouvent des difficultés avec le feedback.

Communiquer les changements

Les gestionnaires doivent communiquer les changements organisationnels et la nécessité pour les employés de s’adapter. Les employés doivent reconnaître que le feedback fait partie du processus d’auto-préservation et d’adaptation de l’organisation.

Fournir un feedback efficace

Instaurer la confiance

L’établissement d’une relation employé-gestionnaire de confiance rend les employés plus réceptifs au feedback. La confiance peut être instaurée en faisant preuve de cohérence, d’équité et de transparence.

Être spécifique et constructif

Le feedback doit être spécifique et porter sur les comportements, et non sur les qualités personnelles. Il doit également être constructif et proposer des solutions ou des suggestions d’amélioration.

Entretien annuel ou évaluation continue : Quelle méthode est la plus efficace ?

La question de savoir si les entretiens annuels ou les évaluations continues sont plus efficaces dépend de plusieurs facteurs. Voici une comparaison des deux méthodes :

Entretiens annuels :

- Profondeur de l’évaluation : Permettent une analyse détaillée des performances sur une période prolongée.

- Planification de carrière : Idéaux pour discuter des objectifs à long terme et des plans de développement de carrière.

- Formalité : Souvent perçus comme des évaluations formelles, ce qui peut augmenter la pression sur les employés.

Évaluations continues :

- Feedback en temps réel : Offrent un feedback constructif plus fréquent, permettant aux employés de corriger rapidement leurs erreurs et de s’améliorer continuellement.

- Agilité : Adaptent plus facilement les objectifs et les stratégies en fonction des changements de l’environnement de travail.

- Engagement : Maintiennent un dialogue ouvert et constant entre l’employé et le manager, renforçant la relation employé-manager.

Une approche stratégique et empathique est nécessaire pour gérer les employés qui résistent au feedback. En identifiant les signes de résistance au changement et en choisissant une méthode d’évaluation appropriée, les gestionnaires peuvent favoriser une culture de feedback d’amélioration continue et s’assurer que les attentes en matière de performances sont satisfaites. Cela profite non seulement à chaque employé, mais contribue également à la réussite globale de l’organisation.

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[Auteur(e)] Annie Boilard

Annie Boilard, BAA, MBA, M. Sc., CRHA, est présidente du Réseau Annie RH.

Elle œuvre en formation (développement des compétences) depuis bientôt 20 ans. En plus d’être une professionnelle en ressources humaines et une animatrice séniore, elle est une entrepreneure et une gestionnaire d’entreprise (et d’équipe) expérimentée.

Au quotidien, Annie travaille à titre de formatrice et de coach auprès de leaders et de professionnels afin de développer leurs compétences comportementales et leurs habiletés à travailler ensemble.

Elle est également chroniqueuse sur 4 stations de radio hebdomadairement, conférencière, blogueuse, notamment pour Les Affaires et auteure. Elle est souvent interpellée à titre d’experte sur la vie au travail, le monde du travail, le leadership et la gestion des ressources humaines.

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