Commis au Service talents et culture

Principales responsabilités
• Reçoit et vérifie l’exactitude des requêtes, en s’assurant du respect des lois, procédures, lettres d’entente, protocoles et conventions collectives en vigueur, différents documents nécessaires à la dotation, à la rémunération et à la production de la paie du personnel tels que contrat, demande de personnel, honoraire professionnel, et note de service; apporte les corrections nécessaires, codifie et enregistre les informations aux dossiers informatisés de gestion; prépare, remplit, signe la fiche de transmission RH-paie en y attachant la demande de personnel, s’il y a lieu, et transmet le tout au Service des finances;
• Effectue la saisie des feuilles de temps en tenant compte des données relatives aux différents emplois et statuts;
• Communique avec les personnes-ressources des unités administratives et du Service des finances afin de clarifier certaines ambiguïtés ou de régler des problèmes particuliers, effectue les recherches nécessaires et donne les suites appropriées. Signale les anomalies à son supérieur immédiat;
• Assure le suivi du respect de divers échéanciers reliés à la gestion des ressources humaines tels que affectations ou assignations temporaires, contrats d’engagements, début et fin de congés. Effectue, s’il y a lieu, les modifications au système informatisé de gestion;
• Ouvre et tient à jour les dossiers informatisés permettant la gestion du personnel;
• Participe à la vérification d’opérations telles que : avancement d’échelon, versement de rétroactivité, application de lois et règlements sur la rémunération. Lorsque requis, interroge le système informatique pour l’élaboration de rapports en vérifie l’exactitude et y apporte les correctifs nécessaires;
• Effectue le calcul des prestations de congé de maternité à verser en tenant compte des montants reçus par les salariées du régime d’assurance-emploi;
• Participe à la rédaction de procédurier et à la mise en place de séances de formation et d’information relativement aux formulaires administratifs à compléter par les unités administratives pour une saine gestion des ressources humaines; prépare les avis de convocation, fait les réservations de salles, voit à la préparation des lieux. Donne la séance d’information et effectue les suivis, s’il y a lieu;
• Donne des renseignements et explique les directives, règles et procédures en vigueur; assure la confidentialité des informations et tient à jour ses connaissances dans son domaine d’activités;
• Effectue la saisie et la mise en page de documents tels que lettres, rapports, examens, tableaux statistique;
• Tient à jour les registres informatiques tels que le programme d’égalité en emploi et la loi d’accès à l’égalité, effectue le suivi et apporte les corrections qui s’imposent;
• Compile des données en vue de produire des rapports de statistiques simples;
• Procède annuellement à l’archivage des dossiers du personnel;
• Utilise et voit à l’entretien courant de divers appareils de bureau tels que : ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur. Fait les appels de service lorsque requis;
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.