Dans le monde du travail numérique d’aujourd’hui, une communication efficace par courriel est essentielle à la productivité au travail et au maintien de relations professionnelles positives. Comprendre les styles de communication des destinataires, éviter les erreurs courantes et gérer les courriels de manière efficace peut améliorer de manière significative l’efficacité des courriels. Voici des idées et des stratégies pour optimiser votre communication par courriel et améliorer votre productivité au travail.
Pour communiquer efficacement par courriel, il faut d’abord comprendre le style de communication du destinataire. Les gens traitent l’information différemment, et adapter vos courriels en conséquence peut avoir un impact significatif sur l’efficacité des courriels.
Il est essentiel de trouver un juste équilibre dans les délais de réponse aux courriels pour maintenir une bonne gestion des courriels. Une réponse trop rapide peut suggérer une surveillance constante de la boîte de réception, tandis qu’une réponse tardive peut entraîner un dépassement des délais.
Répondez dans un délai de 1 à 24 heures, ou avant la fin du jour ouvrable suivant. Si un délai plus long est nécessaire, accusez réception du courriel et donnez un délai spécifique pour une réponse substantielle. Cette pratique améliore l’efficacité des courriels en évitant les malentendus.
Les courriels doivent conserver un ton professionnel et éviter les phrases passives-agressives qui peuvent créer des tensions inutiles et nuire à la productivité au travail. Des phrases telles que “Avez-vous vu mon courriel ?” ou “Avez-vous répondu à mon courriel ?” peuvent être perçues comme non professionnelles et provoquer des malentendus.
La décision d’utiliser des pièces jointes ou d’inclure des informations directement dans le corps du message dépend des préférences du destinataire. Si certains préfèrent les pièces jointes pour les documents détaillés, d’autres trouveront plus facile d’avoir l’information directement dans le courriel.
L’envoi de courriels en dehors des heures de travail normales peut créer des attentes de réponse immédiate et laisser entendre que l’expéditeur travaille en permanence.
Il est essentiel de gérer efficacement les courriels pour maintenir la productivité au travail. Fixer des heures précises pour consulter les courriels, classer les messages importants par ordre de priorité et utiliser des outils tels que des règles et des filtres permet d’éviter d’être submergé par la boîte de réception. Voici quelques stratégies pour une gestion des courriels efficace :
Les erreurs courantes en matière pour acheminer un courriel découlent souvent d’un manque de sensibilisation ou de considération pour le destinataire. Un e-mailing efficace peut avoir un impact significatif sur les résultats et les relations, augmentant ainsi l’efficacité des courriels.
L’envoi de pièces jointes alors que l’information pourrait être incluse dans le corps du message crée un surcroît de travail pour le destinataire. Pensez toujours à inclure les informations pertinentes directement dans l’e-mail pour faciliter la tâche du destinataire et améliorer la gestion des courriels.
Passer trop de temps à “faire du courrier électronique” plutôt qu’à le gérer efficacement peut entraîner une baisse de la productivité au travail. Le courrier électronique est un outil permettant de recevoir des tâches, des informations et des déchets. Traitez chaque catégorie pendant des périodes déterminées plutôt que de vérifier et de répondre constamment aux courriels tout au long de la journée pour une meilleure gestion des courriels.
La maîtrise de la communication par courrier électronique implique de comprendre les préférences des destinataires, de répondre dans les délais, de faire preuve de professionnalisme et de gérer efficacement les courriers électroniques. En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez améliorer votre efficacité des courriels, stimuler votre productivité au travail et favoriser un environnement de travail positif.
[Auteur(e)] Annie Boilard
Annie Boilard, BAA, MBA, M. Sc., CRHA, est présidente du Réseau Annie RH. Elle œuvre en formation (développement des compétences) depuis bientôt 20 ans. En plus d’être une professionnelle en ressources humaines et une animatrice séniore, elle est une entrepreneure et une gestionnaire d’entreprise (et d’équipe) expérimentée. Au quotidien, Annie travaille à titre de formatrice et de coach auprès de leaders et de professionnels afin de développer leurs compétences comportementales et leurs habiletés à travailler ensemble. Elle est également chroniqueuse sur 4 stations de radio hebdomadairement, conférencière, blogueuse, notamment pour Les Affaires et auteure. Elle est souvent interpellée à titre d’experte sur la vie au travail, le monde du travail, le leadership et la gestion des ressources humaines. |
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