Titre du poste :
Date de publication :
Lieu et région ou le poste est situé :
Niveau du poste :
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES :
Sous la responsabilité du Directeur des Affaires juridiques et du Carrefour du capital humain, la personne titulaire du poste exécute les tâches qui lui sont confiées en appui aux conseillers du Carrefour du capital humain.
Elle contribue aux diverses tâches administratives liées à la révision et la mise en page de documents, à la gestion de factures et à l’organisation des déplacements et de réunions.
RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES :
Contribue au bon déroulement des activités du Carrefour du capital humain en participant à élaborer des plans de travail et échéanciers et en veillant à leur respect.
Effectue la révision, la correction et la mise en page de divers documents (correspondance, offres de service, rapports, bulletins d’information, documents de formation, listes, etc.) liés aux activités du Carrefour du capital humain et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution).
Effectue la révision, la correction et la mise en page de présentations PowerPoint à partir de textes des conseillers.
Participe à la convocation, à la préparation et à la logistique des réunions des différents comités du Carrefour du capital humain ainsi que des Rendez-vous du CCH.
Contribue à l’organisation des déplacements (hébergement, location de voitures, etc.).
Effectue la saisie de bons de commande et de factures dans le système comptable.
S’assure de la mise à jour des bases de données relatives aux responsables en ressources humaines de nos membres.
Répond aux demandes de renseignement par téléphone ou par courriel, les achemine aux destinataires, assure les suivis appropriés.
Participe aux assises annuelles de l’UMQ et sur demande, à d’autres événements ou réunions de l’organisation.
Au besoin et selon les priorités établies par son supérieur immédiat, soutient sa direction et les autres directions dans les tâches administratives requises dans les mandats ou les activités de l’UMQ.
Assume toute autre responsabilité que lui confie son supérieur immédiat.
COMPÉTENCES :
A le souci de répondre aux besoins des membres de l’UMQ
Fait preuve d’une grande discrétion et de jugement
A le sens des responsabilités et sait s’organiser
Fait preuve de rigueur et a le souci du détail et de la qualité
Sait s’adapter et gérer les priorités
Entretient de bonnes relations avec ses collègues, les membres et les partenaires externes
Contribue à l’évolution de l’organisation
SAVOIRS SPÉCIFIQUES :
Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou équivalent
Excellent français parlé et écrit; connaissance fonctionnelle de l’anglais
Maîtrise complète de la suite Office 365
EXPÉRIENCE :
Expérience significative en lien avec les responsabilités du poste
Expérience en milieu associatif ou municipal un atout
POURQUOI TRAVAILLER À L’UMQ :
L’UMQ est une organisation à caractère national au leadership fort, dont les membres représentent plus de 85 % de la population et du territoire du Québec. Au quotidien, l’équipe de l’UMQ travaille au service des élues et élus et gestionnaires municipaux de partout au Québec en mobilisant l’expertise municipale, en accompagnant les membres dans l’exercice de leurs compétences et en valorisant la démocratie municipale.
L’équipe de plus de 70 personnes porte les valeurs de l’organisation telles que la solidarité, l’équité, l’éthique et le respect et est dirigée par une équipe de direction bienveillante et soucieuse du bien-être des membres de l’équipe tout en encourageant une culture d’excellence.
L’UMQ est la parfaite combinaison d’une opportunité de travailler pour une organisation en croissance présentant de nombreux défis stimulants et de conditions de travail compétitives telles qu’un horaire d’été sur quatre jours, la possibilité de télétravail, l’accès à des assurances collectives et à un régime de retraite.
COMMENT POSTULER :
Transmettre votre CV et lettre de présentation d’ici le vendredi 26 janvier 2024 à midi par courriel à l’adresse nmayer@umq.qc.ca
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