Les entreprises devraient-elles obliger l’ouverture des caméras lors de rencontres virtuelles ?Caméra ouverte obligatoire lors des réunions virtuelles – la question fait jaser. Plusieurs entreprise sont en quête de repère sur le sujet.
11% des entreprises québécoise se sont dotées d’une politique formelle de visioconférence encadrant l’usage de la caméra. C’est ce dont nous informe un sondage effectué auprès des membres du Groupe Facebook exclusif aux professionnels RH du Réseau Annie RH. 15% des 350 entreprises interrogées qui n’ont pas encore de telle politique envisagent le faire au cours de la prochaine année. Ces chiffres correspondent à 1% prêt à un sondage similaire réalisé sur LinkedIn auprès de 965 personnes.
L’encadrement des visioconférences et de l’utilisation de la caméra sont en croissance. Ils permettent de gérer les attentes des parties. D’abord celles des employés et gestionnaires déçus de collègues qui ferment leur caméra ; ils s’exaspèrent de parler à des vignettes noires. Il y a aussi celles des employés qui sentent leur intimité envahie et un stress à l’idée d’être vue et de se voir télétravailler.
Les entreprises souhaitent stimuler ou rendre obligatoire l’ouverture des caméras lors de rencontres à distance pour trois raisons.
S’il aurait été possible de régler un enjeu simple via un courriel ou un texte, il est attendue que l’équipe ne tienne pas une rencontre pour en discuter. Lorsqu’une réunion est requise, c’est que le niveau de complexité est plus élevé et parfois émotif.
Albert Mehrabian, dont les travaux ont souvent mal interprétés, fut des premiers à démontrer l’importance du langage non verbale lorsque des émotions sont communiquées. En fait, toujours selon ses travaux, seulement 7% des informations proviennent du choix des mots. Le ton de la voie et le rythme comptent pour 38% de l’information. 55% du message est interprété par le non verbal.
Sympathique de rappeler que l’engouement autour des communications non verbales a été alimenté par les conclusions conflictuelles du débat présidentiel opposant Nixon et Kennedy en 1960. Rappelons que les gens qui avaient écouté l’échange à la radio concluaient majoritairement que Nixon avait « gagné ». Ceux qui avaient regardé le tout à la TV arrivaient à la conclusion que Kennedy avait fait une meilleure performance.
La caméra ouverte donne accès aux aspects non verbaux des échanges facilite la compréhension des subtilités des messages, tout particulièrement pour la composante émotionnelle.
La CNESST encadre les obligations de l’employeur en matière de santé psychologique, psychique et de risques psychosociaux. En présence d’enjeux en la matière, plusieurs indices sont visuels (employé qui semble découragé, se tient la tête, est désintéressé). Les caméras fermées constituent un frein pour les gestionnaires dans la détection précoce de réactions telles l’insatisfaction, le désengagement, l’anxiété ou le stress.
Le sentiment d’appartenance, la cohésion d’équipe répond au besoin universelle de se sentir inclus dans un groupe. Selon la théorie de l’autodétermination, cette perception influe directement sur la motivation au travail. Il nous semble raisonnable de conclure que voir ses collègues (versus des carrés noirs) nourrie le sentiment d’appartenance.
Selon un sondage conduit par Isarta[1], voici les pratiques d’utilisation des caméras
Les employés qui refusent d’actionner leur appareil visuel, soit 6% à 10 % des salariés selon les maisons de sondage, sont ceux qui causent des soucis aux entreprises et aux gestionnaires. C’est typiquement eux qui sont visés lors de l’adaptions d’une politique en la matière.
Les raisons évoquées pour refuser d’ouvrir sa caméra sont : le stress de se voir à l’écran, la conscience de l’image projetée et la préparation requise (vêtement, maquillage, coiffure). S’ajoute à la liste des douleurs visuelles reliées aux lumières d’appoints et le sentiment d’efficacité accru lors de la pratique du multitasking. Il y a également le confort physique (exemple : aime s’allonger sur son lit lors de rencontre). En dépit de la facilité à utiliser des fonds d’écran, des employés refuse aussi d’actionner leur équipement parce qu’ils se sentent envahis dans leur vie privée.
Une politique de visioconférence inclut typiquement éléments suivants. Au passage, Réseau Annie RH offre gratuitement un gabarit de politique de visioconférence.
Pour ce qui est de l’activation des appareils visuels, plusieurs options s’offrent à l’entreprise
Il faut prévoir des exceptions pour des gens ayant des conditions particulières personnelles ou techniques. C’est le cas des gens n’ayant pas accès à une caméra ou à suffisamment de bande passante. Il en est de même pour ceux ayant un avis médical pour des fins oculaires ou de santé mentale.
À noter que l’enjeu se limite à l’utilisation de la caméra lors de rencontre d’équipe. Il n’est pas question de demander à un employé d’actionner ses appareils visuels 40 heures par semaine pour valider sa présence à son poste de travail. Cette pratique est démontrée contre-productive, démotivante et serait possiblement illégale.
Les réunions ont mauvaises presses, on parle de réunionite, de gaspillage de temps. Par conséquent, des pressions sont exercées sur le leadership pour restreindre le temps passé en rencontre. Les entreprises encadrent de plus en plus la caméra ouverte lors des rencontres. Il en est ainsi pour permettre aux gens de bénéficier de riches communications et de développer un sentiment d’appartenance pour optimiser ces moments d’échanges.
[Auteur(e)] Annie Boilard
Annie Boilard, BAA, MBA, M. Sc., CRHA, est présidente du Réseau Annie RH. Elle œuvre en formation (développement des compétences) depuis bientôt 20 ans. En plus d’être une professionnelle en ressources humaines et une animatrice séniore, elle est une entrepreneure et une gestionnaire d’entreprise (et d’équipe) expérimentée. Au quotidien, Annie travaille à titre de formatrice et de coach auprès de leaders et de professionnels afin de développer leurs compétences comportementales et leurs habiletés à travailler ensemble. Elle est également chroniqueuse sur 4 stations de radio hebdomadairement, conférencière, blogueuse, notamment pour Les Affaires et auteure. Elle est souvent interpellée à titre d’experte sur la vie au travail, le monde du travail, le leadership et la gestion des ressources humaines. |
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